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Marilia Musa e a organização de eventos "o diabo mora nos detalhes"

Risco & Recompensa, 11/03/2016

"O diabo mora nos detalhes"

Sempre me pego pensando nesse ditado, nem sei onde li ou ouvi primeiro. Pensava ser um provérbio espanhol, descobri que é alemão; será que li em Paulo Coelho, ou terá sido usado pelo Sherlock Holmes?

Eu organizo eventos corporativos e, para que estes sejam bem sucedidos, fico muito atenta aos detalhes. Costumo usar um ‘check list’ desde o início do planejamento, para me lembrar de cada item.

A lista é um recurso eficiente para entender o que o cliente tem em mente e é ponto de partida do trabalho.

Qualquer que seja o tipo do evento, treinamento, convenção de vendas, seminário, congresso, o passo a passo é o mesmo.

Em um primeiro momento o cliente lhe dará as informações básicas sobre o evento: o tipo, a data, o tema, a quantidade de público esperado e seu perfil, a programação, os palestrantes, atividades paralelas, etc. A programação precisa ser conhecida, mesmo que seja apenas uma agenda tentativa. Peça detalhes!

Muito importante conhecer quais os recursos financeiros, pois todo desenvolvimento dos trabalhos depende da verba disponível. Mais detalhes!

O próximo passo será a busca do local ideal para se adequar ao perfil determinado e ao bolso do cliente! Aqui os detalhes podem contar muitos pontos para você.

Pesquise o local levando em conta tipo de espaço (hotéis, salões de eventos, etc.), localização geográfica, facilidade de acesso, capacidade das salas, facilidades de entrada e saída para fornecedores, espaço para armazenamento de materiais e sala de apoio para equipe. Enfim, detalhes, detalhes, detalhes.

Com a internet ficou muito mais fácil pesquisar espaços sem precisar andar muito. Só que nada substitui uma visita técnica aos locais para se estabelecer um bom relacionamento com fornecedores e confirmar as informações do site. Em um segundo momento você deve levar seu cliente ao local a ser escolhido para uma visita, e, detalhe, em horário de almoço. Os coordenadores de hotéis costumam convidar o cliente para almoçar, assim, além de conhecer as salas (Auditórios, espaço para exposição, salas de apoio) ele poderá avaliar a qualidade dos "A&B", isto é Alimentos e Bebidas.

Determinados os recursos financeiros e físicos, o próximo passo é fazer pesquisa e levantamento de custos dos recursos materiais: fornecedores de moveis e equipamentos, prestadores de serviços de credenciamento automatizado, fotografia, gráfica, sinalização, etc. O ideal é consultar três ou quatro fornecedores conhecidos ou muito bem indicados e, se o cliente já tem esses contatos, melhor. A escolha fica mais fácil e o comparativo mais transparente.

A negociação com fornecedores é feita levando-se em conta o orçamento e atendendo sempre às exigências do cliente, obviamente. A regra de ouro é "brigar" por qualidade, preços e condições melhores. Ao final, preparar uma planilha de custos para facilitar ao cliente a escolha final. Às vezes a decisão depende de um detalhe.

Tudo pronto e previsto chega o dia da montagem. Locais de eventos têm sempre uma equipe para auxiliar a montagem básica de móveis, mas as demais tarefas serão executadas pelos seus fornecedores sempre sob o seu olhar atento e minucioso.

Esperar o inesperado e lembrar-se da famigerada "Lei de Murphy"; a solução é testar e testar e testar equipamentos, checar e checar e checar os materiais, sinalizadores, etc. etc. etc. Um pequeno detalhe pode ser a diferença entre um problema resolvido ou um drama traumatizante.

Nem sempre se pode ver tudo e é sempre bom contar com uma equipe. Uma equipe engajada, motivada, é um recurso precioso. Cada um sabendo qual o seu papel no grupo e suas responsabilidades faz com que a "engrenagem" funcione bem. Costumo dizer que uma boa equipe é um misto de brigada de incêndio e carregadores de mudança.

Existem livros e também na internet, Google, You tube, centenas de tutoriais para se montar um evento, mas tudo se resume no seguinte:

Toda atenção a todos os detalhes em cada etapa do processo; muito jogo de cintura para lidar com o imprevisto e... nada de entrar em pânico na hora da crise!



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